电子文件管理办法

吉安rich

电子文件管理办法

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电子文件管理办法1.目的和适用范围
为保证我厂计算机网络安全顺利运行，提高工作效率特制定本办法。
本办法规定计算机电子文件的编制、批准、传递、反馈、归档、作废等要求。
本办法的规定适用于我厂局域网电子文件的管理。
2.术语
电子文件：相对于纸质文件而言，凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息，如文件、表单、记录等，均称为电子文件。
3.职责
3.1 综合办公室负责局域网的建立和系统运行的维护管理，以及各部门计算机的维护管理。
3.2 各部门按本规定执行。
4.管理内容和要求
4.1 局域网操作系统和应用软件的建立
4.1.1操作系统的应用
a) 服务器安装WindowsNT4.0
b) 客户机安装Windows98第二版，需要时可安装Windows2000/XP/Me等。
4.1.2 基本应用软件
a) Office2000/XP办公自动化软件
b) AutoCAD2000计算机辅助设计软件
4.1.3 操作系统和应用软件的安装必须由综合办微机维护技术员同意或在其指导下方可进行安装和卸载。
4.2网络软件的建立和应用
4.2.1我厂局域网电子文件的传输采用Microsoft Mail电子邮局进行管理，该软件安装在Windows98启动组程序中，随系统自行启动，各单位必须保证邮件箱在工作时间内开放，任何单位不得自行改动。
4.3网上邻居的管理
4.3.1网上用户的设置具体见附表1《计算机局域网编号及用户名称对称表》
4.3.2网上邻居中各单位在服务器中设专用文件夹，各单位把有关文件分类归档。 4.3.3设定访问权限分类控制
4.4 电子文件的管理
4.4.1电子文件的管理不能违背质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等控制程序的规定，编制必须以扩展名为.txt、.doc、.xls、.eml、.dwg文件方式进行编写。
4.4.2电子文件的发放采用局域网邮件进行发放，审核、审批处加盖受权为专用电子印章或电子签名后方可有效。具体流程见附件。
4.4.3各单位收到电子文件后，必须进行文件回复以确保你单位正常收到电子文件。
4.4.4作好电子文件收发登记工作，发放文件有专用文件夹，接收文件有专用文件夹，作废文件由使用者按时删除。
4.4.5电子文件不允许自行进行更改，必须由编制单位提请《文件更改申请单》报综合办公室审核、管理者代表批准后，由综合办公室进行整体更改。
4.4.6电子文件有效性由文件发放部门对文件的有效性进行检查，并添写《电子文件有效性检查记录》。
4.4.7由发文单位负责把回复存到专用文件夹中，做为收发文登记。
4.4.8上级部门邮件的处理方式，当收到上级部门发来的邮件时由综合办公室网关计算机负责转发给相关部门，相关部门要对文件的有效性进行反馈，最后按文件要求发回上级部门。
4.4.9对于标准、顾客图样和技术条件等外来文件和资料必须在5个工作日内进行评审和转化，并填写《外来文件和资料评审表》。
4.5局域网质量体系文件的控制
4.5.1电子文件不违背《质量体系文件和资料控制程序》、《质量记录控制程序》要求，以“电子文件为主、纸质文件为辅”的原则。
4.5.2 质量体系文件和资料、质量记录样式均以质量检验科计算机中《网上邻居－正式版QMS文件》为有效受控版本，其他部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本，不得在体系运行中使用。如需要，必须经综合办确认同意，管理者代表批准，印制纸质文件，并加盖受控印章后下发到使用部门和人员。
4.5.3 计算机中与质量管理体系相关的所有文件夹和文件名称的命名应采用实名、全称或简称的方式，避免采用数字、字母代号和个性化的名称；以防止文件和资料的混乱、丢失和无意中删除。
4.5.4 对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料，必须进行文档加密和标识。
4.5.5 对于重要文件和资料必须设置为“只读”属性，以避免无意中被修改。
4.6计算机网络安全
4.6.1每台计算机必须安装瑞星2002、金山毒霸、KV3000等正版杀毒软件；并定期进行查毒和杀毒，需要时，由综合办微机维护技术员进行。
4.6.2 对一些保密的电子文件要进行加密处理，可使用Office2000文件加密工具或者其他Windows98操作系统下的文件加密工具。
4.7 电子文件的备份
4.7.1 客户机要每季度对电子文件进行备份，其备份方式可视情况自行确定。
4.7.2 服务器中归档后的重要文件要在半年内或服务器储存空间接近临界容量时，要刻录光盘备份，并进行分类保管。
5.相关文件和记录
《电子文件有效性检查记录》